Per chi amministra

La Dashboard mostra tutte le informazioni di riepilogo delle attività recenti e permette all’utente amministratore di avere il pieno controllo del sistema.
Oltre a vedere le prenotazioni ed il calendario, dal menu di sinistra è possibile accedere, inserire, modificare o cancellare le seguenti risorse:

• Gestione Prenotazioni
• Calendario
• Gestione Clienti
• Sale
• Zone
• Tipi di struttura
• Sedi
• Gestione Amministratori
• Stati prenotazione
• Log Email
• Configurazione di sistema

Gli utenti interni hanno permessi più limitati rispetto agli amministratori e possono gestire:

• le prenotazioni, accettando o rifiutando la richiesta
• il calendario
• gli utenti esterni
• le strutture
• le zone
• i tipi di struttura

Possono anche creare una nuova prenotazione per conto di altri operatori o cittadini che richiedono una sala via email, telefonicamente o recandosi fisicamente in Comune

Dalla sezione calendario, è possibile selezionare dall’elenco delle strutture quella di proprio interesse. Per ciascuna di queste è disponibile un calendario in 3 formati (mensile, settimanale e giornaliero), con evidenziate le prenotazioni pervenute, il loro stato distinto per colore (in attesa di conferma, confermata, cancellata) e i giorni disponibili.

Oltre a quelle standard, è possibile eseguire anche prenotazioni multiple per eventi ricorrenti.
Solitamente queste richieste provengono da associazioni sportive o culturali che desiderano utilizzare i locali per più mesi (es: corsi di ginnastica, musica, teatro, ecc.). Dato l’iter particolare da concordare con gli Uffici, tale funzionalità è riservata ai soli operatori interni.

Ogni Sale e Struttura viene gestita tramite catalogo, permettendo all’utente di definire per ciascuna visualizzarne le caratteristiche: nome, immagine, dimensioni, posti a sedere, breve descrizione, tipo di struttura, stato di abilitazione e tipo di utilizzo (se pubblico o ad uso esclusivo dell’Ente).

L’operatore interno ha la possibilità di:

• aggiungere, modificare o eliminare le strutture
• modificare i dati della singola struttura, aggiornando foto, descrizioni, dotazioni, giorni della settimana e fasce orarie in cui è utilizzabile.
• rendere ad uso esclusivo interno le singole strutture

L’utente dell’ufficio ha la possibilità di definire le zone del Comune ove sono ubicate le varie strutture (es: centro, frazione, circoscrizione, ecc.)

In questo modo l’utente che desidera prenotare una sala o una struttura, può servirsi dei filtri di ricerca per cercare tutte le strutture presenti e abilitate in una specifica zona.

Ciascuna zona ha la propria scheda con i seguenti dettagli: nome, posizione GPS, sedi edifici e check box per lo stato di abilitazione. L’utente abilitato può aggiungere, cancellare, modificare o disabilitare le varie zone in qualsiasi momento.

Per ciascun spazio comunale, è possibile definire e associare la rispettiva tipologie di struttura, scegliendo tra sala, piazze, palestre, palazzetti, teatri, auditorium e altre tipologie che l’operatore interno può aggiungere, modificare o cancellare in qualsiasi momento.

Nota: Nell’analisi iniziale dei requisiti condotta insieme ai Comuni, era stata richiesta la prenotazione delle sole sale comunali. Successivamente, in fase di sperimentazione presso l’ente, gli operatori comunali hanno manifestato il desiderio di poter gestire con Prenota Sale anche altre tipologie di strutture e spazi pubblici, portandoci così ad implementare questa nuova funzione.

Grazie a questa funzione, è possibile definire le singole sedi, raggruppando tutte le sale appartenenti allo stesso edificio, come ad esempio Palazzo Municipale, Centro Civico, Biblioteca, Centro Sociale, ecc.

L’Amministratore del sistema ha la possibilità di creare nuovi utenti interni, ciascuno dei quali opera sulla piattaforma a seconda di permessi, compiti e strutture assegnate.
Tra i vari profili troviamo:

• amministratori di sistema
• responsabili della struttura
• personale tecnico e personale uffici

Gli utenti e i rispettivi compiti possono essere aggiunti, modificati e cancellati dall’Amministratore in qualsiasi momento, anche in base al turnover del personale comunale.

Ad ogni richiesta di prenotazione da parte dell’utente viene assegnato uno “stato della prenotazione“, contraddistinta con il rispettivo colore:

• Verde: prenotazione confermata
• Giallo: prenotazione in attesa di conferma
• Rosso: prenotazione cancellata

Grazie alle tecnologie utilizzate è possibile implementare ulteriori stati intermedi, a seconda delle singole esigenze dell’Ente.

Per poter tener traccia di tutte le comunicazioni generate dalla piattaforma Prenota Sale e avere un riscontro delle interazioni avvenute tra i vari soggetti coinvolti, abbiamo scelto di salvare nel database tutte le e-mail inviate dal sistema, incluse i contenuti ed il risultato di invio (positivo o negativo).

Alcuni Comuni, dopo l’avvio del sistema e l’arrivo delle prime prenotazioni, ci hanno richiesto di poter integrare all’applicativo Prenota Sale la possibilità di generare e assegnare in maniera automatica dei “Task post prenotazione”, ovvero quell’insieme di attività correlate alla predisposizione della sala o dello spazio prenotato che spettano ai rispettivi operatori.

Abbiamo quindi implementato una nuova funzionalità, con la quale il sistema genera delle email di notifica indirizzate agli addetti ai lavori per informarli dei vari compiti da svolgere, come ad esempio: preparare le stanze per l’incontro confermato, accendere il riscaldamento, predisporre il videoproiettore, portare le sedie sul luogo della manifestazione, ecc.

In questa sezione è possibile configurare tutte le variabili necessarie per l’installazione dell’applicativo Prenota Sale, come il logo e nome dell’Ente, l’immagine dell’homepage, le descrizioni, i dati fiscali, i recapiti telefonici e ulteriori dati di contatto.